Ti è mai capitato di pagare una fattura proforma e dover poi ricostruire manualmente il collegamento con la fattura elettronica ricevuta?
Quando un fornitore richiede il pagamento sulla base di una fattura proforma, la gestione amministrativa può diventare complessa. Anticipi, contabilizzazione della fattura definitiva e riconciliazione dei documenti rischiano di trasformarsi in un’attività manuale, con maggiori possibilità di errore.
Da oggi Fattutto semplifica questo processo introducendo la gestione completa delle fatture proforma nel ciclo passivo, automatizzando il collegamento tra i documenti e le relative registrazioni contabili.Da oggi puoi gestire la fattura proforma anche per il ciclo passivo.
Ecco come fare: seleziona il menù Acquisti e clicca sulla voce Fatture proforma e abilita la gestione delle proforma seguendo le istruzioni a video.
Da questo momento è possibile inserire le fatture proforma ricevute dai propri fornitori e gestirne il pagamento secondo le consuete modalità operative.
Quando la fattura di acquisto verrà ricevuta tramite SDI, il sistema provvederà automaticamente ad associarla alla relativa fattura proforma durante la fase di contabilizzazione.
L’associazione automatica avviene quando sono soddisfatte queste condizioni:
- è presente una fattura proforma per lo stesso fornitore;
- l’importo della proforma coincide con quello della fattura;
- la fattura proforma risulta interamente saldata.
L’associazione proposta dal sistema può comunque essere modificata in qualsiasi momento, anche successivamente alla registrazione della fattura.
Spiegazione del flusso operativo
La gestione della fattura proforma si sviluppa in quattro semplici passaggi:
- Creazione della fattura proforma d’acquisto
- Registrazione del saldo della fattura proforma
- Collegamento tra fattura d’acquisto e fattura proforma
- Saldo della fattura d’acquisto.
Creazione della fattura proforma d’acquisto
Dopo aver ricevuto la fattura proforma dal fornitore, è sufficiente inserirla in Fattutto accedendo al menu Acquisti → Fatture proforma.
Da questo momento la proforma entrerà a far parte del normale flusso di gestione e sarà pronta per le fasi successive.
Saldo della fattura proforma
Una volta effettuato il pagamento, è possibile registrare il saldo della fattura proforma.
L’operazione genera automaticamente la relativa scrittura contabile, aprendo un credito verso il fornitore tramite il conto Anticipi su acquisti e movimentando il conto utilizzato per il pagamento.
Esempio
Collegamento tra fattura di acquisto e fattura proforma
Quando viene ricevuta la fattura elettronica di acquisto, in fase di contabilizzazione della fattura ricevuta, Fattutto provvede ad associarla automaticamente alla relativa fattura proforma, sia che la contabilizzazione avvenga in modalità automatica sia che venga effettuata manualmente.
Se utilizzi la contabilizzazione automatica delle fatture, il collegamento sarà già visibile nel documento di acquisto generato a seguito della contabilizzazione.
Se invece registri la fattura manualmente, durante la procedura troverai l’indicazione della fattura proforma associata nella seconda schermata della registrazione, come nell’esempio qui sotto.
In entrambi i casi il collegamento proposto dal sistema può essere modificato immediatamente oppure in un secondo momento, direttamente dal documento creato, nella sezione Piano di pagamento.
Cliccando sull’icona della lente sarà possibile visualizzare l’elenco delle fatture proforma disponibili e selezionare quella da collegare.
Saldo della fattura d’acquisto
Una volta collegata la fattura proforma alla fattura di acquisto, Fattutto aggiorna automaticamente il piano di pagamento della fattura di acquisto e genera le scritture contabili necessarie.
In questo modo viene chiuso l’anticipo registrato con il pagamento della proforma e viene chiuso correttamente il debito nei confronti del fornitore, senza ulteriori interventi manuali.
Esempio
Semplice, no?
